Vuosiraportointiohje

Energiatehokkuussopimuksen mukaisesti liittyjä raportoi vuosittain maaliskuun loppuun mennessä edellisen vuoden energiankäytöstä ja siihen liittyvistä tehostamistoimista sekä muiden toimenpideohjelmaan liittyvien toimien toteutumisesta. Vuosiraportointi tehdään energiatehokkuussopimusten www-pohjaiseen seurantajärjestelmään, johon jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset tunnukset.

Tutustu seurantajärjestelmään yleisillä Demo-käyttäjätunnuksilla

Käyttäjätunnus: DemoVAETS
Salasana: VAETSDemo!

Tästä pääsee kirjautumaan energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään

Motivan verkkokoulutusalustalla on energiatehokkuussopimuksia käsittelevä koulutuskokonaisuus, jossa on osio myös vuosiraportoinnista. Vuosiraportointia käsittelevässä osuudessa käydään tarkemmin läpi seurantajärjestelmää ja toimenpiteiden raportointia. Verkkokoulutus on maksuton ja kaikille avoin, mutta vaatii rekisteröitymistä.

Tästä pääsee Motivan verkkokoulutusalustalle

Vinkkejä vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön

Alla olevaan esitykseen on lyhyesti koottu vinkkejä ja ohjeita vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön liittyen.

Ongelmatilanteissa auttaa seuranta-apu@motiva.fi

Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

Sopimuksella ja kaikilla toimipaikoilla on aina oltava nimetty vastuuhenkilö. Seurantajärjestelmään nimetty sopimusvastuuhenkilö vastaa viimekädessä siitä, että vuosiraportointi tulee tehtyä kaikilla liittyjän toimipaikoilla. Toimipaikkojen vastuuhenkilöt vastaavat oman/omien toimipaikkojensa vuosiraportoinnista.

Seurantajärjestelmään kirjaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Tunnukset voivat olla luku- tai kirjoitusoikeudet. Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmässä on kahden tasoisia käyttöoikeuksia:

• Sopimusvastuuhenkilön tunnuksilla on pääsy kaikkiin liittyjän toimipaikkoihin sekä sopimustason tietoihin seurantajärjestelmässä.
• Toimipaikkojen vastuuhenkilöillä on pääsy vain oman toimipaikkansa tietoihin.

Kaikki yrityksen tai yksittäisen toimipaikan käyttöoikeudet pystyy näkemään liittyjätasolta tai toimipaikan tiedoista ”Käyttöoikeudet” välilehdeltä. Liittyjätasolle tai toimipaikan tietoihin pääsee seurantajärjestelmässä klikkaamalla liittyjän tai toimipaikan nimeä vasemman laidan hakemistopuusta.

Muutokset käyttöoikeuksiin

Uusia käyttöoikeuksia voidaan luoda sopimusvastuuhenkilön pyynnöstä myös muille kuin nimetyille vastuuhenkilöille.

Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään kerran myönnetyt tunnukset eivät automaattisesti vanhene. Mikäli käyttäjätunnus halutaan lakkauttaa (esim. työntekijän työpaikan vaihdon yhteydessä), tulee siitä aina ilmoittaa seurantajärjestelmän ylläpitoon seuranta-apu@motiva.fi. Myös uusia käyttäjätunnuksia pyydetään samasta osoitteesta. Pyynnöt uusille käyttäjätunnuksille tulee aina tulla sopimuksen vastuuhenkilöltä.

Toimenpiteiden siirtotiedosto

Toimenpiteiden siirtotiedoston (määrämuotoinen Excel-tiedosto) avulla voi uusien toimenpiteiden tiedot siirtää kerralla vuosiraportille (ei koske tyyppi- tai katselmustoimenpiteitä). Voit esimerkiksi koota toimia pitkin vuotta tai useammalta taholta tiedostoon, josta voit siirtää ne kerralla vuosiraportille.

Huomioi seuraavat asiat:

• Siirtotiedostolla voi raportoida vain uusia toimenpiteitä. Seurantajärjestelmästä jo löytyvien toimenpiteiden tietojen päivitys tapahtuu aina vuosiraportilla.
• Tiedostolla EI VOI siirtää suurten yritysten pakollisiin katselmuksiin liittyvien kohdekatselmusten toimenpiteitä. Ylläpito linkittää nämä toimenpiteet automaattisesti vuosiraportille energiakatselmusten seurantajärjestelmästä.
• Tiedostolla EI VOI siirtää tyyppitoimenpiteitä
• Toimenpiteiden siirtotiedostolle tarvitaan toimipaikan ID-tieto, joka löytyy seurantajärjestelmästä joko
  • sopimustason Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdeltä tai
  • toimipaikan/raportointiyksikön etusivulta.

Muista aina käyttää oikeaa siirtotiedostoa, eri toimenpideohjelmissa mm. toimenpiteiden luokittelu vaihtelee.

Siirtotiedostoon liittyvissä kysymyksissä teitä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Ohje toimenpiteiden luokitteluun

Toteutetuille energiatehokkuustoimenpiteille tulee ilmoittaa mihin toimintaan energiansäästö kohdistuu. Muilla kuin tyyppitoimenpiteillä tieto ilmoitetaan vuoden 2020  raportoinnista lähtien  ”Toimenpideluokka” sarakkeessa. Tyyppitoimenpiteitä ei tarvitse erikseen luokitella.

Vuokra-asuntoyhteisöt – VAETS siirtotiedosto

Liittyjän kiinteistö- ja kulutustietojen raportointi voidaan tehdä määrämuotoisella Excel-tiedostolla.

VAETS raportointia on kiinteistö ja kulutustietojen osalta yksinkertaistettu loppuvuodesta 2020. Uusi yksinkertaisempi raportointi on käytössä ensimmäistä kertaa vuoden 2020 tietojen raportoinnissa alkuvuodesta 2021. Uudistuksen jälkeen kiinteistö- ja kulutustietojen raportointi tapahtuu yhdellä rivillä. Aiemmasta luokittelusta rakennustyyppeihin, ikäluokkiin ja veden kulutusmittauksen mukaan luovutaan.

Siirtotiedostolla siirrettävät tiedot tulee aina linkittää seurantajärjestelmän toimipaikkaan (teknisen tunnuksen (Toimipaikka ID) avulla. Tämä tieto löytyy mm. vuosiraportin Yleinen-osiosta sekä Sopimustason tiedoista Raportointiyksiköt-välilehden ”Tulosta toimipaikkojen tunnisteet” raportilta.

Siirtotiedoston ensimmäisellä välilehdellä on siirtotiedoston käyttöön ja sisältöön liittyviä ohjeita. Täytetty Excel-tiedosto viedään raportille seurantajärjestelmän työkaluriviltä löytyvän Siirrot-valikon takaa löytyvällä VAETS siirto -toiminnolla. Lisätietoja saat tarvittaessa Seuranta-avusta.

Uusi VAETS-siirtotiedosto

Vuoden 2020 raportoinnista eteenpäin tulee kiinteistö- ja kulutustietojen raportoinnissa käyttää alta löytyvää uutta VAETS siirtotiedostoa.

Siirtotiedostoon liittyvissä kysymyksissä teitä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Tyyppitoimenpiteet

Kiinteistöalan energiatehokkuussopimuksen vuokra-asuntoyhteisöjen toimenpideohjelmaan (VAETS) liittyneiden toimijoiden on halutessaan mahdollista raportoida asuinrakennuskannan tyypillisiä energiansäästötoimia vuosiraportoinnissa myös ns. tyyppitoimenpiteinä.

Oheisessa dokumentissa on esitetty VAETS vuosiraportointia varten vuonna 2010 määritetyt tyypilliset säästötoimenpiteet (ns. tyyppitoimenpiteet) ja niiden energiansäästövaikutusten laskennan perusteet ja tarvittavat lähtötiedot seurantajärjestelmässä. Kauden 2017-2025 raportointia varten on ohjeesta poistettu hehkulamppujen vaihtoon liittyvä toimenpide. Muilta osin hyödynnetään tietojen raportoinnissa tätä edellisen sopimuskauden ohjetta.

Miten toteutunut energiansäästö lasketaan?

Säästöjen laskenta ja dokumentointi –ohjeessa on kuvattu yleisiä peruslinjauksia ja pelisääntöjä energiatehokkuussopimusten vuosiraportoinnissa hyväksyttävistä energiansäästötoimista. Ohjeen liitteeksi on myös laadittu laskentaesimerkkejä sisältävä Excel-tiedosto. Raportoitujen toimenpiteiden tulee noudattaa ohjeen linjauksia.

Mikäli hyödynnätte esim. laitetoimittajia tai konsultteja toimenpiteiden säästövaikutuksen arvioinnissa ja raportoinnissa, jaattehan ohjeen myös heille.

Käyttöteknisten toimenpiteiden aktivointi

Käyttöteknisten (KTEK) toimenpiteiden elinikä on seurantajärjestelmässä lähtökohtaisesti viisi (5) vuotta, ellei säästövaikutusta tämän jälkeen aktivoida vielä kahdeksi (2) vuodeksi. Aktivoinnin edellytyksenä on säästövaikutuksen voimassaolon todentaminen kulutusseurannan tai rakennusautomaation kautta (ohjeistus Säästövaikutusten laskenta ja dokumentointi – Yleisiä pelisääntöjä kappaleesta 5.3).

Toimenpide tulee aktivoida eliniän päättymistä seuraavana vuonna (toteutusvuosi + 5 vuotta), ei aiemmin tai myöhemmin. Toimenpidettä ei pidä aktivoida ennen sen eliniän loppumista, koska aktivointi aiemmin lyhentää toimenpiteen elinikää. Esimerkiksi vuonna 2017 toteutettu käyttötekninen toimenpide on voimassa vuosina 2017–2022, joten sen voi aktivoida vuoden 2023 raportilla (alkuvuodesta 2024), mikäli säästövaikutus on edelleen voimassa.

Toimenpiteen säästövaikutuksen voimassaolo näkyy ”Säästövaikutus voimassa” -sarakkeesta ja voimassaolovuodet Toimenpiteet-taulukon sarakkeissa ”Vaik alk” ja ”Vaik lopp”. Toimipaikkakohtainen listaus toimenpiteistä, joiden säästövaikutus on päättynyt, löytyy Toimenpiteet-välilehden yläosasta (Päättyneet toimenpiteet Excel) ja liittyjätason Palautetiedosta löytyy raportti liittyjän kaikkien toimipaikkojen päättyneistä toimenpiteistä.

Käyttötekninen toimenpide aktivoidaan seurantajärjestelmässä klikkaamalla ”Aktivoi”-painiketta toimenpiteen rivillä, jonka jälkeen valitaan millä tavalla säästön pysyvyys on varmistettu.

HUOM! Typpitoimenpiteitä ei voi aktivoida.

Käyttöteknisten toimenpiteiden aktivoinnista on myös pidetty lyhyt esitys. Kuuntele tallenne, Esitysmateriaali

Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi

Kun kaikki tiedot energiatehokkuussopimusten vuosiraportille on täytetty, tulee se merkitä valmiiksi Hallinta-välilehdeltä merkitsemällä ruksi kohtaan ”Hyväksytty” ja tallentamalla. Ilman tätä vuosiraportti näkyy ylläpidolle edelleen keskeneräisenä.

Sopimusvastuuhenkilö voi seurata keskitetysti raportoinnin valmistumista kaikkien sopimuksen toimipaikkojen osalta sopimustason tiedoissa Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdellä.

Alla olevissa kalvoissa kuvataan tarkemmin vuosiraportin hallintaa.

Palautetieto

Seurantajärjestelmästä on saatavilla Palautetiedoksi kutsuttuja yhteenvetoja, jotka perustuvat liittyjän omiin raportoituihin tietoihin. Palautetietoa on saatavilla koko liittyjän tiedoista sekä yksittäisen toimipaikan/raportointiyksikön raportoimista tiedoista.

Palautetiedon sisältö vaihtelee hieman aloittain, mutta kaikilla aloilla palautetietoa löytyy liittyjän tavoitteen saavuttamisen tilanteesta ja raportoiduista toimenpiteistä.

Kysyttävää?

Vuosiraportointiin liittyvissä kysymyksissä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Energiatehokkuussopimuksiin liittyvissä kysymyksissä palvelee kysy@energiatehokkuussopimukset2017-2025.fi

Lue vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin sivuston UKK-osiosta.