Vuosiraportointiohje

Energiatehokkuussopimuksen mukaisesti yritys raportoi vuosittain helmikuun loppuun mennessä edellisen vuoden energiankäytöstä ja siihen liittyvistä tehostamistoimista sekä muiden toimenpideohjelmaan liittyvien toimien toteutumisesta toimipaikkakohtaisesti. Vuosiraportointi tehdään energiatehokkuussopimusten www-pohjaiseen seurantajärjestelmään, johon jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset tunnukset

Tutustu seurantajärjestelmään yleisillä Demo-käyttäjätunnuksilla

Käyttäjätunnus: DemoYlePa
Salasana: YlePaDemo!

Tästä pääsee kirjautumaan energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään

Motivan verkkokoulutusalustalla on energiatehokkuussopimuksia käsittelevä koulutuskokonaisuus, jossa on osio myös vuosiraportoinnista. Vuosiraportointia käsittelevässä osuudessa käydään tarkemmin läpi seurantajärjestelmää ja toimenpiteiden raportointia. Verkkokoulutus on maksuton ja kaikille avoin, mutta vaatii rekisteröitymistä.

Tästä pääsee Motivan verkkokoulutusalustalle

Vinkkejä vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön

Alla olevaan esitykseen on lyhyesti koottu vinkkejä ja ohjeita vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön liittyen.

Ongelmatilanteissa auttaa seuranta-apu@motiva.fi

Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

Sopimuksella ja kaikilla toimipaikoilla on aina oltava nimetty vastuuhenkilö. Seurantajärjestelmään nimetty sopimusvastuuhenkilö vastaa viimekädessä siitä, että vuosiraportointi tulee tehtyä kaikilla liittyjän toimipaikoilla. Toimipaikkojen vastuuhenkilöt vastaavat oman/omien toimipaikkojensa vuosiraportoinnista.

Seurantajärjestelmään kirjaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Tunnukset voivat olla luku- tai kirjoitusoikeudet. Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmässä on kahden tasoisia käyttöoikeuksia:

• Sopimusvastuuhenkilön tunnuksilla on pääsy kaikkiin liittyjän toimipaikkoihin sekä sopimustason tietoihin seurantajärjestelmässä.
• Toimipaikkojen vastuuhenkilöillä on pääsy vain oman toimipaikkansa tietoihin.

Kaikki yrityksen tai yksittäisen toimipaikan käyttöoikeudet pystyy näkemään liittyjätasolta tai toimipaikan tiedoista ”Käyttöoikeudet” välilehdeltä. Liittyjätasolle tai toimipaikan tietoihin pääsee seurantajärjestelmässä klikkaamalla liittyjän tai toimipaikan nimeä vasemman laidan hakemistopuusta.

Muutokset käyttöoikeuksiin

Uusia käyttöoikeuksia voidaan luoda sopimusvastuuhenkilön pyynnöstä myös muille kuin nimetyille vastuuhenkilöille.

Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään kerran myönnetyt tunnukset eivät automaattisesti vanhene. Mikäli käyttäjätunnus halutaan lakkauttaa (esim. työntekijän työpaikan vaihdon yhteydessä), tulee siitä aina ilmoittaa seurantajärjestelmän ylläpitoon seuranta-apu@motiva.fi. Myös uusia käyttäjätunnuksia pyydetään samasta osoitteesta. Pyynnöt uusille käyttäjätunnuksille tulee aina tulla sopimuksen vastuuhenkilöltä.

Toimenpiteiden siirtotiedosto

Toimenpiteiden siirtotiedoston (määrämuotoinen Excel-tiedosto) avulla voi uusien energiatehokkuustoimenpiteiden tiedot siirtää kerralla vuosiraportille.

Siirtotiedostolla voi esimerkiksi koota energiatehokkuustoimenpiteiden tietoja pitkin vuotta tai useammalta taholta ja siirtää ne kerralla vuosiraportille.

Huomioi seuraavat asiat:

• Siirtotiedostolla voi raportoida vain uusia toimenpiteitä. Seurantajärjestelmästä jo löytyvien toimenpiteiden tietojen päivitys tapahtuu aina vuosiraportilla.
• Tiedostolla EI VOI siirtää TEM:n tukemien katselmusten tai suurten yritysten pakollisiin katselmuksiin liittyvien kohdekatselmusten toimenpiteitä. Ylläpito linkittää nämä toimenpiteet automaattisesti vuosiraportille energiakatselmusten seurantajärjestelmästä.
• Toimenpiteiden siirtotiedostolle tarvitaan toimipaikan ID-tieto, joka löytyy seurantajärjestelmästä joko
  – sopimustason Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdeltä tai
  – toimipaikan/raportointiyksikön etusivulta.
• Koska energiatehokkuustoimenpiteiden luokittelu vaihtelee eri aloilla, on siirtotiedostolla valittava oikea ala, jolle toimenpiteitä siirretään.

Siirtotiedostoon liittyvissä kysymyksissä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Palvelualan energiatietojen siirtotiedosto

Palvelualan toimipaikoille voi rakennusten tiedot (lkm, ala, tilavuus, rakennustyyppi) ja energiankulutustiedot raportoida määrämuotoisen siirtotiedoston avulla. Sen avulla voi siirtää useamman kohteen tiedot kerralla (max 200 riviä).

Tietojen siirtoa varten tulee toimipaikat siirtotiedostolla identifioida toimipaikan teknisen tunnisteen eli toimipaikan ID:n avulla. Toimipaikan tekninen tunniste löytyy vuosiraportin Yleinen-osion Toimipaikka-välilehdeltä ja sopimustason tiedoista Toimipaikat-välilehden raportilta (Tulosta toimipaikkojen tunnisteet). Siirto-toiminto löytyy vuosiraportilta sinisen työkalurivin oikeasta reunasta.

Tiedostosta on kaksi eri versiota, joissa erona on rakennustyyppiluokitus. Aiemmin rakennustyyppiluokitus tiedostolla noudatti Tilastokeskuksen luokittelua vuodelta 1994, uudella tiedostolla rakennustyyppiluokitus on vuoden 2018 luokituksen mukainen.

Ongelmatapauksissa teitä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Lataa tiedosto:

Ohje toimenpiteiden luokitteluun

Kaikille toteutetuille energiatehokkuustoimenpiteille tulee ilmoittaa mihin toimintaan energiansäästö kohdistuu. Tieto ilmoitetaan ”Toimenpideluokka” -sarakkeessa.

Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi

Kun kaikki tiedot energiatehokkuussopimusten vuosiraportille on täytetty, tulee se merkitä valmiiksi Hallinta-välilehdeltä merkitsemällä ruksi kohtaan ”Hyväksytty” ja tallentamalla. Ilman tätä vuosiraportti näkyy ylläpidolle edelleen keskeneräisenä.

Sopimusvastuuhenkilö voi seurata keskitetysti raportoinnin valmistumista kaikkien sopimuksen toimipaikkojen osalta sopimustason tiedoissa Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdellä.

Alla olevissa kalvoissa kuvataan tarkemmin vuosiraportin hallintaa.

Jatkuvan parantamisen kysymysten raportointi ylemmällä tasolla

Mikäli yrityksenne energiatehokkuussopimukseen liitettyjen toimipaikojen nk. jatkuvan parantamisen raportoitavat tiedot ovat identtiset, voit raportoida tiedot kootusti ylemmän tason raportoinnin avulla. Tällöin samoja tietoja ei tarvitse syöttää järjestelmään erikseen jokaisen toimipaikan osalta.

Jatkuvan parantamisen osion ylemmän tason raportointi luodaan seuranta-avun toimesta raportoijan pyynnöstä.

Mikäli haluat raportoida tietoja ylemmällä tasolla, ole yhteydessä seuranta-apuun (seuranta-apu@motiva.fi).

Miten toteutunut energiansäästö lasketaan?

Säästöjen laskenta ja dokumentointi –ohjeessa on kuvattu yleisiä peruslinjauksia ja pelisääntöjä energiatehokkuussopimusten vuosiraportoinnissa hyväksyttävistä energiansäästötoimista. Ohjeen liitteeksi on myös laadittu laskentaesimerkkejä sisältävä Excel-tiedosto. Raportoitujen toimenpiteiden tulee noudattaa ohjeen linjauksia.

Mikäli hyödynnätte esim. laitetoimittajia tai konsultteja toimenpiteiden säästövaikutuksen arvioinnissa ja raportoinnissa, jaattehan ohjeen myös heille.

Käyttöteknisten toimenpiteiden aktivointi

Käyttöteknisten (KTEK) toimenpiteiden elinikä on seurantajärjestelmässä lähtökohtaisesti viisi (5) vuotta, ellei säästövaikutusta tämän jälkeen aktivoida vielä kahdeksi (2) vuodeksi. Aktivoinnin edellytyksenä on säästövaikutuksen voimassaolon todentaminen kulutusseurannan tai rakennusautomaation kautta (ohjeistus Säästövaikutusten laskenta ja dokumentointi – Yleisiä pelisääntöjä kappaleesta 5.3).

Toimenpide tulee aktivoida eliniän päättymistä seuraavana vuonna (toteutusvuosi + 5 vuotta), ei aiemmin tai myöhemmin. Toimenpidettä ei pidä aktivoida ennen sen eliniän loppumista, koska aktivointi aiemmin lyhentää toimenpiteen elinikää. Esimerkiksi vuonna 2017 toteutettu käyttötekninen toimenpide on voimassa vuosina 2017–2022, joten sen voi aktivoida vuoden 2023 raportilla (alkuvuodesta 2024), mikäli säästövaikutus on edelleen voimassa.

Toimenpiteen säästövaikutuksen voimassaolo näkyy ”Säästövaikutus voimassa” -sarakkeesta ja voimassaolovuodet Toimenpiteet-taulukon sarakkeissa ”Vaik alk” ja ”Vaik lopp”. Toimipaikkakohtainen listaus toimenpiteistä, joiden säästövaikutus on päättynyt, löytyy Toimenpiteet-välilehden yläosasta (Päättyneet toimenpiteet Excel) ja liittyjätason Palautetiedosta löytyy raportti liittyjän kaikkien toimipaikkojen päättyneistä toimenpiteistä.

Käyttötekninen toimenpide aktivoidaan seurantajärjestelmässä klikkaamalla ”Aktivoi”-painiketta toimenpiteen rivillä, jonka jälkeen valitaan millä tavalla säästön pysyvyys on varmistettu.

HUOM! Typpitoimenpiteitä ei voi aktivoida.

Käyttöteknisten toimenpiteiden aktivoinnista on myös pidetty lyhyt esitys. Kuuntele tallenne, Esitysmateriaali

Palautetieto

Seurantajärjestelmästä on saatavilla Palautetiedoksi kutsuttuja yhteenvetoja, jotka perustuvat liittyjän omiin raportoituihin tietoihin. Palautetietoa on saatavilla koko liittyjän tiedoista sekä yksittäisen toimipaikan/raportointiyksikön raportoimista tiedoista.

Palautetiedon sisältö vaihtelee hieman aloittain, mutta kaikilla aloilla palautetietoa löytyy liittyjän tavoitteen saavuttamisen tilanteesta ja raportoiduista toimenpiteistä.

Kysyttävää?

Vuosiraportointiin liittyvissä kysymyksissä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Energiatehokkuussopimuksiin liittyvissä kysymyksissä palvelee kysy@energiatehokkuussopimukset2017-2025.fi

Lue vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin sivuston UKK-osiosta.