Palveluala

Vuosiraportointiohje

Energiatehokkuussopimuksen mukaisesti yritys raportoi vuosittain helmikuun loppuun mennessä edellisen vuoden energiankäytöstä ja siihen liittyvistä tehostamistoimista sekä muiden toimenpideohjelmaan liittyvien toimien toteutumisesta toimipaikkakohtaisesti. Vuosiraportointi tehdään energiatehokkuussopimusten www-pohjaiseen seurantajärjestelmään, johon jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset tunnukset.

Tutustu seurantajärjestelmään yleisillä Demo-käyttäjätunnuksilla

Käyttäjätunnus: DemoYlePa
Salasana: YlePaDemo!

Vinkkejä vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön

Alla olevaan esitykseen on lyhyesti koottu vinkkejä ja ohjeita vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön. Tarkempia ohjeita löytyy vuosiraportin kysymysmerkki-ohjeista.

Ongelmatilanteissa auttaa seuranta-apu@motiva.fi

 

Mitä tietoja raportoidaan ja miten?

Liittynyt raportoi vuosittain energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään:

  • edellisen vuoden energiankäytöstä − sähkö, lämpö ja polttoaineet
  • energiankäyttöä tehostavista toimenpiteistä ja niiden energiansäästövaikutuksesta (MWh/a)
  • muiden sopimuksen velvoitteena olevien toimien toteutumisesta.

Tarkemmin palvelualan toimenpideohjelmiin liittyneiden yritysten raportoinnin sisällöstä alla olevassa esityksessä.

Palvelualan energiatietojen siirtotiedosto

Palvelualan toimipaikoille voi rakennusten tiedot (lkm, ala, tilavuus, rakennustyyppi) ja energiankulutustiedot raportoida määrämuotoisen siirtotiedoston avulla. Sen avulla voi siirtää useamman kohteen tiedot kerralla (max 200 riviä).

Tietojen siirtoa varten tulee toimipaikat siirtotiedostolla identifioida toimipaikan teknisen tunnisteen eli toimipaikan ID:n avulla. Toimipaikan tekninen tunniste löytyy vuosiraportin Yleinen osion Toimipaikka-välilehdeltä ja sopimustason tiedoista Toimipaikat-välilehden raportilta (Tulosta toimipaikkojen tunnisteet). Siirto toiminto löytyy vuosiraportilta sinisen työkalurivin oikeasta reunasta.

Ongelmatapauksissa teitä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

 

Toimenpiteiden siirtotiedosto

Toimenpiteiden siirtotiedoston (määrämuotoinen Excel-tiedosto) avulla voi uusien toimenpiteiden tiedot siirtää kerralla vuosiraportille.

Voit esimerkiksi koota toimia pitkin vuotta tai useammalta taholta tiedostoon, josta voit siirtää ne vuosiraportille.

Huomioi seuraavat asiat:

  • Siirtotiedostolla voi raportoida vain uusia toimenpiteitä. Seurantajärjestelmästä jo löytyvien toimenpiteiden tietojen päivitys tapahtuu aina vuosiraportilla.
  • Tiedostolla EI VOI siirtää TEM:n tukemien katselmusten tai suurten yritysten pakollisiin katselmuksiin liittyvien kohdekatselmusten toimenpiteitä. Ylläpito linkittää nämä toimenpiteet automaattisesti vuosiraportille energiakatselmusten seurantajärjestelmästä.
  • Toimenpiteiden siirtotiedostolle tarvitaan toimipaikan ID-tieto, joka löytyy seurantajärjestelmästä joko
    – sopimustason Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdeltä tai
    – toimipaikan/raportointiyksikön etusivulta.

Uusi siirtotiedosto

Vuoden 2020 alussa on julkaistu uusi siirtotiedosto, jonka avulla toimenpiteille voi siirtää myös toimenpideluokka-tiedon. Koska luokittelu vaihtelee eri aloilla, on siirtotiedostolla valittava ala, jolle toimenpiteitä siirretään.

Siirtotiedostoon liittyvissä kysymyksissä teitä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Lataa tiedosto:

Ohje toimenpiteiden luokitteluun

Kaikille toteutetuille energiatehokkuustoimenpiteille tulee ilmoittaa mihin toimintaan energiansäästö kohdistuu. Tieto ilmoitetaan ”Toimenpideluokka” sarakkeessa.

Jatkuvan parantamisen kysymysten raportointi ylemmällä tasolla

Mikäli yrityksenne energiatehokkuussopimukseen liitettyjen toimipaikojen nk. ”jatkuvan parantamisen” raportoitavat tiedot ovat identtiset, voit raportoida tiedot kootusti ylemmän tason raportoinnin avulla. Tällöin samoja tietoja ei tarvitse syöttää järjestelmään erikseen jokaisen toimipaikan osalta.

Jatkuvan parantamisen -osion ylemmän tason raportointi luodaan vain pyynnöstä. Sitä varten tarvitsemme tiedon toimipaikoista ja raportointikokonaisuuksista, joista haluatte raportoida ylemmällä tasolla tiedot.

Voit liittää ylemmän tason raportointiin kaikki toimipaikat tai vain osan niistä. Voi valita raportoitavaksi ylemmällä tasolla seuraavat raportointikokonaisuudet*:

  • Ympäristö/johtamisjärjestelmät
  • Toiminnan organisointi ja suunnittelu
  • Energiakulutuksen seuranta
  • Energiatehokkuuden seuranta
  • Koulutus ja viestintä
  • Suunnittelu ja hankinnat
  • Logistiikan ja ajoneuvojen energiatehokkuus

Mikäli haluat raportoida tietoja ylemmällä tasolla, ole yhteydessä seuranta-apuun (seuranta-apu@motiva.fi).

* Huom. Eri toimenpideohjelmien raportointipohjissa ei ole kaikkia näitä välilehtiä ja osa voi olla nimetty eri lailla.

Miten toteutunut energiansäästö lasketaan?

Käytä toimien säästövaikutusten laskennassa ja dokumentoinnissa energiansäästövaikutusten laskenta- ja dokumentointiohjetta.

Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

Ennen ensimmäistä vuosiraportointia liittymistiedoissa ilmoitetuille vastuuhenkilöille (sopimus- ja toimipaikkavastuuhenkilöt) toimitetaan sähköpostilla käyttäjätunnukset ja linkki seurantajärjestelmään.

Sopimusvastuuhenkilön tunnuksilla on luku- ja kirjoitusoikeus kaikkiin liittyjän toimipaikkoihin sekä sopimustason tietoihin seurantajärjestelmässä. Toimipaikkojen vastuuhenkilöillä on luku- ja kirjoitusoikeus vain oman toimipaikkansa tietoihin. Käyttöoikeuksia (lukuoikeus tai luku- ja kirjoitusoikeudet) voidaan sopimusvastuuhenkilön pyynnöstä antaa myös muille kuin nimetyille toimipaikkojen vastuuhenkilöille.

Miksi toimia pitää raportoida?

Energiatehokkuustoimien toteuttaminen ja tehtyjen toimien raportointi energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään on tärkeää.

Vuosittainen raportointi auttaa liittyjää seuraamaan sopimuksen mukaisten energiansäästötavoitteiden sekä muiden velvoitteiden toteutumista.

Kansallisella tasolla säästöjen syntyminen ja niiden seuraaminen on edellytys, jotta voimme Suomessa toimeenpanna EU:n energiatehokkuusdirektiivin velvoitteita vapaaehtoisin toimin ilman lainsäädäntöä.

Kysyttävää?

Vuosiraportointiin liittyvissä kysymyksissä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Energiatehokkuussopimuksiin liittyvissä kysymyksissä palvelee kysy@energiatehokkuussopimukset2017-2025.fi

Lue vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin sivuston UKK-osiosta.