Vuosiraportointiohje

Energiatehokkuussopimuksen mukaisesti kunta raportoi vuosittain huhtikuun loppuun mennessä edellisen vuoden energiankäytöstä ja siihen liittyvistä tehostamistoimista sekä muiden toimenpideohjelmaan liittyvien toimien toteutumisesta. Vuosiraportointi tehdään energiatehokkuussopimusten www-pohjaiseen seurantajärjestelmään, johon jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset tunnukset.

Voit tutustua seurantajärjestelmään yleisillä Demo-käyttäjätunnuksilla:

Käyttäjätunnus: DemoKETS
Salasana: KETSDemo!

Tästä pääsee kirjautumaan energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään

Motivan verkkokoulutusalustalla on energiatehokkuussopimuksia käsittelevä koulutuskokonaisuus, jossa on osio myös vuosiraportoinnista. Vuosiraportointia käsittelevässä osuudessa käydään tarkemmin läpi seurantajärjestelmää ja toimenpiteiden raportointia. Verkkokoulutus on maksuton ja kaikille avoin, mutta vaatii rekisteröitymistä.

Tästä pääsee Motivan verkkokoulutusalustalle

Vinkkejä vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön

Alla olevaan esitykseen on lyhyesti koottu vinkkejä ja ohjeita vuosiraportointiin ja seurantajärjestelmän käyttöön liittyen.

Ongelmatilanteissa auttaa seuranta-apu@motiva.fi

Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

Sopimuksella ja kaikilla raportointiyksiköillä on aina oltava nimetty vastuuhenkilö. Seurantajärjestelmään nimetty sopimusvastuuhenkilö vastaa viimekädessä siitä, että vuosiraportointi tulee tehtyä kaikilla liittyjän raportointiyksiköillä. Raportointiyksiköiden vastuuhenkilöt vastaavat oman/omien raportointiyksiköidensä vuosiraportoinnista.

Seurantajärjestelmään kirjaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmässä on kahden tasoisia käyttöoikeuksia:

• Sopimusvastuuhenkilön tunnuksilla on luku- ja kirjoitusoikeus kaikkiin liittyjän toimipaikkoihin sekä sopimustason tietoihin seurantajärjestelmässä
• Raportointiyksiköiden vastuuhenkilöillä on luku- ja kirjoitusoikeus vain oman raportointiyksikköjensä tietoihin.

Käyttöoikeuksia (lukuoikeus tai luku- ja kirjoitusoikeudet) voidaan sopimusvastuuhenkilön pyynnöstä antaa myös muille kuin nimetyille sopimuksen vastuuhenkilöille tai yhdyshenkilöille.

Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään kerran myönnetyt tunnukset eivät automaattisesti vanhene. Mikäli käyttäjätunnus halutaan lakkauttaa (esim. työntekijän työpaikan vaihdon yhteydessä), tulee siitä aina ilmoittaa seurantajärjestelmän ylläpitoon seuranta-apu@motiva.fi. Myös uusia käyttäjätunnuksia pyydetään samasta osoitteesta. Pyynnöt uusille käyttäjätunnuksille tulee aina tulla sopimuksen vastuuhenkilöltä tai yhdyshenkilöltä.

Kaikki kunnan tai yksittäisen raportointiyksikön käyttöoikeudet pystyy näkemään liittyjätasolta tai toimipaikan tiedoista ”Käyttöoikeudet”-välilehdeltä. Liittyjätasolle tai raportointiyksikön tietoihin pääsee seurantajärjestelmässä klikkaamalla liittyjän tai raportointiyksikön nimeä vasemman laidan hakemistopuusta.

Toimenpiteiden siirtotiedosto

Toimenpiteiden siirtotiedoston (määrämuotoinen Excel-tiedosto) avulla voi uusien energiatehokkuustoimenpiteiden tiedot siirtää kerralla vuosiraportille.

Siirtotiedostolla voi esimerkiksi koota energiatehokkuustoimenpiteiden tietoja pitkin vuotta tai useammalta taholta ja siirtää ne kerralla vuosiraportille.

Huomioi seuraavat asiat:

• Siirtotiedostolla voi raportoida vain uusia toimenpiteitä. Seurantajärjestelmästä jo löytyvien toimenpiteiden tietojen päivitys tapahtuu aina vuosiraportilla.
• Tiedostolla EI VOI siirtää TEM:n tukemien katselmusten tai suurten yritysten pakollisiin katselmuksiin liittyvien kohdekatselmusten toimenpiteitä. Ylläpito linkittää nämä toimenpiteet automaattisesti vuosiraportille energiakatselmusten seurantajärjestelmästä.
• Toimenpiteiden siirtotiedostolle tarvitaan toimipaikan ID-tieto, joka löytyy seurantajärjestelmästä joko
  – sopimustason Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdeltä tai
  – toimipaikan/raportointiyksikön etusivulta.
• Koska energiatehokkuustoimenpiteiden luokittelu vaihtelee eri aloilla, on siirtotiedostolla valittava oikea ala, jolle toimenpiteitä siirretään.

Siirtotiedostoon liittyvissä kysymyksissä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Lataa tiedosto:

Ohje toimenpiteiden luokitteluun

Kaikille toteutetuille energiatehokkuustoimenpiteille tulee ilmoittaa mihin toimintaan energiansäästö kohdistuu. Tieto ilmoitetaan ”Toimenpideluokka” -sarakkeessa.

Miten toteutunut energiansäästö lasketaan?

Säästöjen laskenta ja dokumentointi –ohjeessa on kuvattu yleisiä peruslinjauksia ja pelisääntöjä energiatehokkuussopimusten vuosiraportoinnissa hyväksyttävistä energiansäästötoimista. Ohjeen liitteeksi on myös laadittu laskentaesimerkkejä sisältävä Excel-tiedosto. Raportoitujen toimenpiteiden tulee noudattaa ohjeen linjauksia.

Mikäli hyödynnätte esim. laitetoimittajia tai konsultteja toimenpiteiden säästövaikutuksen arvioinnissa ja raportoinnissa, jaattehan ohjeen myös heille.

Käyttöteknisten toimenpiteiden aktivointi

Käyttöteknisten (KTEK) toimenpiteiden elinikä on seurantajärjestelmässä lähtökohtaisesti viisi (5) vuotta, ellei säästövaikutusta tämän jälkeen aktivoida vielä kahdeksi (2) vuodeksi. Aktivoinnin edellytyksenä on säästövaikutuksen voimassaolon todentaminen kulutusseurannan tai rakennusautomaation kautta (ohjeistus Säästövaikutusten laskenta ja dokumentointi – Yleisiä pelisääntöjä kappaleesta 5.3).

Toimenpide tulee aktivoida eliniän päättymistä seuraavana vuonna (toteutusvuosi + 5 vuotta), ei aiemmin tai myöhemmin. Toimenpidettä ei pidä aktivoida ennen sen eliniän loppumista, koska aktivointi aiemmin lyhentää toimenpiteen elinikää. Esimerkiksi vuonna 2017 toteutettu käyttötekninen toimenpide on voimassa vuosina 2017–2022, joten sen voi aktivoida vuoden 2023 raportilla (alkuvuodesta 2024), mikäli säästövaikutus on edelleen voimassa.

Toimenpiteen säästövaikutuksen voimassaolo näkyy ”Säästövaikutus voimassa” -sarakkeesta ja voimassaolovuodet Toimenpiteet-taulukon sarakkeissa ”Vaik alk” ja ”Vaik lopp”. Toimipaikkakohtainen listaus toimenpiteistä, joiden säästövaikutus on päättynyt, löytyy Toimenpiteet-välilehden yläosasta (Päättyneet toimenpiteet Excel) ja liittyjätason Palautetiedosta löytyy raportti liittyjän kaikkien toimipaikkojen päättyneistä toimenpiteistä.

Käyttötekninen toimenpide aktivoidaan seurantajärjestelmässä klikkaamalla ”Aktivoi”-painiketta toimenpiteen rivillä, jonka jälkeen valitaan millä tavalla säästön pysyvyys on varmistettu.

HUOM! Typpitoimenpiteitä ei voi aktivoida.

Käyttöteknisten toimenpiteiden aktivoinnista on myös pidetty lyhyt esitys. Kuuntele tallenne, Esitysmateriaali

Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi

Kun kaikki tiedot energiatehokkuussopimusten vuosiraportille on täytetty, tulee se merkitä valmiiksi Hallinta-välilehdeltä merkitsemällä ruksi kohtaan ”Hyväksytty” ja tallentamalla. Ilman tätä vuosiraportti näkyy ylläpidolle edelleen keskeneräisenä.

Sopimusvastuuhenkilö voi seurata keskitetysti raportoinnin valmistumista kaikkien sopimuksen raportointiyksiköiden osalta sopimustason tiedoissa Toimipaikat/Raportointiyksiköt-välilehdellä.

Alla olevissa kalvoissa kuvataan tarkemmin vuosiraportin hallintaa.

Palautetieto

Seurantajärjestelmästä on saatavilla Palautetiedoksi kutsuttuja yhteenvetoja, jotka perustuvat liittyjän omiin raportoituihin tietoihin. Palautetietoa on saatavilla koko liittyjän tiedoista sekä yksittäisen toimipaikan/raportointiyksikön raportoimista tiedoista.

Palautetiedon sisältö vaihtelee hieman aloittain, mutta kaikilla aloilla palautetietoa löytyy liittyjän tavoitteen saavuttamisen tilanteesta ja raportoiduista toimenpiteistä.

Kysyttävää?

Vuosiraportointiin liittyvissä kysymyksissä palvelee seuranta-apu@motiva.fi

Energiatehokkuussopimuksiin liittyvissä kysymyksissä palvelee kysy@energiatehokkuussopimukset2017-2025.fi

Lue vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin sivuston UKK-osiosta.